Fahrtenbuch für Arbeitnehmer
1-Prozent-Regelung
Für sämtliche dienstlich genutzten Fahrzeuge - egal ob durch Arbeitnehmer, Geschäftsführer oder Selbstständige - ist die 1-Prozent-Regelung möglich. Diese pauschaliert die Nutzung des Fahrzeugs nach dem Brutto-Listenpreis (inklusive aller Extras + Mehrwertsteuer) und versteuert sie als geldwerten Vorteil mit 1 Prozent im Monat oder 12 Prozent im Jahr, wenn das Fahrzeug und sämtliche Kosten komplett steuerlich geltend gemacht werden. Die Regelung ist für Arbeitnehmer generell zulässig, für Selbstständige nur, wenn der Anteil der Privatnutzung nachweislich unter 50 Prozent liegt.
Wenn Arbeitnehmer den Pkw auch für die Fahrt zur Arbeit nutzen, werden 0,03 Prozent vom Bruttolistenpreis als geldwerter Vorteil versteuert. Für diese Regelung muss der Arbeitsweg mindestens 47 mal jährlich gefahren werden. Alternativ kann der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen, um die private Nutzung tatsächlich zu ermitteln. Die private Nutzung wird dann als geldwerter Vorteil versteuert.
Kilometerpauschale
Ein weiterer Weg für Arbeitnehmer ist die Inanspruchnahme der Kilometerpauschale. Das ist aber nur vorteilhaft, wenn stets derselbe Arbeitsweg gefahren wird.
Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch ist für Arbeitnehmer deshalb vorteilhafter als die 1-Prozent-Regelung (wie auch für Selbstständige), weil es plausibler und nachvollziehbarer ist und bei der 1-Prozent-Regelung beide Seiten - Finanzamt und Steuerpflichtiger - zu Willkür oder Mauscheleien neigen. Verschiedene Gerichtsurteile der letzten Jahre (seit die 1-Prozent-Regelung gilt) belegen das. So wollte ein hessischer Bankangestellter die Steuer für die Fahrt in die Bank sparen und legte zum Beweis, dass er ausschließlich die Bahn dafür nutzt, die Jahresbahnkarte vor. Das hessische Finanzgericht widersprach dem und verwies auf die bloße Nutzungsmöglichkeit des Wagens für die Gültigkeit der 1-Prozent-Regelung (AZ: 11 K 1844/05). Mit Fahrtenbuch wäre der Nachweis eindeutig gewesen. Ein eindeutiges Nutzungsverbot des Arbeitgebers für die Fahrt zur Arbeit lag zudem nicht vor. Dieses wäre bei der Überlassung eines Firmenwagens auch kaum glaubhaft.
Aus diesen Gründen, weil die Steuerprüfungen nachträglich erfolgen, viele Nachweise und Belege schwer zu erbringen sind und das Finanzamt letztlich willkürlich entscheidet, ist ein Fahrtenbuch in jedem Fall vorteilhaft. Die 1-Prozent-Regelung klingt zunächst verlockend, weil hier das Steuerbüro die Berechnung vornimmt und der Steuerpflichtige vom Führen des Fahrtenbuchs entlastet ist. Gerade diese scheinbaren Kleinigkeiten werden jedoch von den Finanzämtern allzu gern herangezogen, um unsere Steuern für den Fiskus zu optimieren.
Vorsicht bei mehrtägigen Reisen
Arbeitnehmer sollten zudem besonders sorgfältig mehrtätige Fahrten dokumentieren. Das Finanzgericht Hamburg hat die Eintragungen eines Fahrtenbuches nicht akzeptiert, in dem eine mehrtägige Geschäftsreise als Mandantenbetreuung zusammengefasst worden war (AZ: 8 K 74/06). Betriebsprüfer der Finanzämter könnten Fahrtenbücher gezielt auf solche Schwachstellen untersuchen. Es wird empfohlen, jedes Etappenziel und jeden Gesprächspartner gesondert aufzuführen.
Beispielrechnung
Wenn ein Arbeitnehmer bei einer dienstlichen Nutzung ein Fahrtenbuch führt und 10 Prozent jährlich privat mit dem Firmenfahrzeug fährt (die über das Fahrtenbuch nachweisbar sind), ergibt sich folgende Beispielrechnung:
- Kosten des Fahrzeugs: 47.000 Euro
- Laufende Kosten: 5.600 Euro
- lineare Abschreibung = 1/6 von 47.000 Euro: 7.833 Euro
- Gesamtbetriebskosten beim Arbeitgeber: 13.433 Euro
- Geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer (10 Prozent der Kosten): 1.343,40 Euro
Diesen geldwerten Vorteil muss der Arbeitnehmer versteuern, was nach Sachlage des Fahrtenbuchs sehr genau ist.