Das elektronische Fahrtenbuch
Auf TÜV-Zertifikat achten
Hier ist darauf zu achten, dass die Anforderungen des Finanzamtes erfüllt werden. Ein jüngeres Urteil des Finanzgerichtes Münster hat sich mit der Problematik befasst. Es wurde festgestellt, dass elektronische Fahrtenbücher nicht in jedem Fall den Anforderungen des Finanzamtes genügen. Insbesondere wird Manipulationssicherheit gefordert, was nur durch ein TÜV-Zertifikat gewährleistet ist (Aktenzeichen: 5K 5046/07 E.U).
Vorsicht bei nichtmanipulationssicherer Software
Im zitierten Fall ging es darum, dass die steuerpflichtige Klägerin mit dem zuständigen Finanzamt über die Anerkennung ihrer Fahrtkosten stritt, die mittels elektronischem Fahrtenbuch nachgewiesen wurden. Sie vertreibt Türen und Tore und nutzt die Betriebsfahrzeuge auch privat. In den Fahrzeugen zeichnete ein Fahrdatenspeicher alle Fahrdaten auf, die Nutzerin gab lediglich D für dienstlich, P für privat und A für Fahrt zur Arbeit ein. Die Daten werden auch nur einmalig ausgelesen und auf einem externen Rechner gespeichert, wo zwar Datum und Kilometer nicht mehr geändert werden können, wohl aber die Buchstaben D, P und A und vermutlich auch nähere Angaben zum Zweck der Fahrt.
An dieser Tatsache stieß sich das Finanzamt und erkannte die Methode nicht an. Stattdessen wurde die 1-Prozent-Regelung genutzt, die Klägerin musste für drei Jahre insgesamt 4.091 Euro an Steuern nachzahlen, wobei lediglich die Fahrten zur Bank und zur Post vom Finanzamt moniert wurden. Das bedeutet, eine nicht manipulationssichere Fahrtenbuchsoftware und allein der Unterschied zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung kann mehrere Tausend Euro ausmachen. Wenn Sie also ein elektronisches Fahrtenbuch anschaffen, achten Sie darauf, dass keinerlei Daten nach dem Auslesen nachträglich verändert werden können.
Beispiele für Fahrtenbuchsoftware
Unser Ratgeber informiert Sie ausführlich über unterschiedliche Fahrtenbuch Programme und die Kriterien zu Auswahl einer Fahrtenbuch-Software. Wir beleuchten detaillierter die Lösungen von DATEV Fahrtenbuch, WISO Fahrtenbuch, Stotax Fahrtenbuch und anderen Anbietern.Unterschiedliche Lösungen für große und kleine Unternehmen
Es gibt für Fahrtenbuchsoftware verschiedene Lösungen, die für die Zwecke kleinerer und größerer Unternehmen geeignet sind. Es ist schließlich ein Unterschied, ob ein Selbstständiger manche Fahrten privat, manche beruflich und beides stets mit dem gleichen Fahrzeug durchführt, ob ein Arbeitnehmer einen Dienstwagen gestellt bekommt oder ob ein Fuhrpark mit GPS-Lösungen verwaltet werden muss.
Kleine Standardlösungen
Kleinere Standardlösungen erlauben die schnelle Dateneingabe nach den Standards Start und Ziel, Kilometerstand, Kostenverwaltung, Tankbuch und natürlich das Back-up auf einem Server ohne nachträgliche Veränderungsmöglichkeit der Daten. Wer nur sehr gelegentlich fährt, kann monatlich zum Beispiel 20 bis 30 Fahrten per SMS erfassen. Diese Lösungen sind etwa für einen Arbeitnehmer geeignet, der einen Dienstwagen gestellt bekommt und mehr oder weniger die Fahrten ins Büro abrechnet, gelegentlich ist eine Fahrt zum Kunden oder in eine andere Geschäftsstelle dabei. Auch Kleinunternehmer, die ein Büro betreiben, seltener beim Kunden sind und überschaubare Wege haben, sind mit dieser Lösung gut aufgehoben.
Profi-Lösungen
Wer komplexere Vorgänge verwalten will, nutzt eine Profi-Version, die es zusätzlich erlaubt, erweiterte Auswertungen vorzunehmen. Aus den Fahrten können in dieser Variante zum Beispiel Verpflegungsmehraufwendungen und Abwesenheitszeiten abgelesen werden. Das ist für betriebsinterne Vorgänge sehr wertvoll, denn es darf nicht vergessen werden, dass das Fahrtenbuch nicht nur für das Finanzamt gedacht ist, sondern auch für die betriebliche Abrechnung. Eine Kalenderübersicht ermöglicht es, neben den eigenen Terminen aus dem Kalender die Fahrten darzustellen. Eine Plausibilitätsprüfung ermöglicht das Einsehen von Tank- und sonstigen Kostenbelegen direkt neben den Fahrdaten. Professionelle Vielfahrer profitieren davon.
Mobile Lösungen
Und schließlich gibt es auch ein mobiles Fahrtenbuch, das auf dem Netbook oder Smartphone in bestimmten, vom Anbieter vorgegebenen Versionen gespeichert werden kann. Damit werden Fahrten direkt unterwegs erfasst und die Daten zeitnah abgelegt.
High-End-Lösungen
Außerdem gibt es für Speditionen oder Lieferfirmen, Post- und Paketkuriere und alle Firmenflotten, die hoch professionell unterwegs sind und ihre Fahrzeuge gern verfolgen möchten, das Fahrtenbuch mit GPS, Diebstahlschutz, Live-Ortung und außerdem finanzamtssicher. Solche Geräte finden Sie zum Beispiel hier:
In solchen High-End-Lösungen sind Sonderfeatures enthalten, etwa Splitfahrten, Tunnelautomatik, automatische Datenerfassung und Online-Anbindung an jeden PC. Diese Lösungen haben sich aus den seit Anfang der 2000er Jahre verfügbaren GPS-Lösungen entwickelt. Die Daten speichert auch der Anbieter in einem eigenen Rechenzentrum und bewahrt sie über mehrere Jahre auf, zum Beispiel 6 Jahre (eigentlich zu kurz, es müssten 10 Jahre sein). Andererseits ist das System mit Ortungssoftware und Diebstahlschutz versehen, und diese Vorzüge zusammen in einem Gerät können sich schon sehen lassen.